- 在 Outlook Express 上不能收電郵票。
- 收件匣 突然間所有郵件不見了。
- 很想要的郵找不著。
- 開啟Outlook /Outlook Express 時很慢。
要解決以上問題有很多方法，但是我並不想討論怎樣解決問題，而是想討論怎樣避免以上情況發生。
很多企業都使用電郵而且每日都收發很多電郵，日子一久，他們的Outlook/Outlook Express 就會存有很大量電郵，有些用戶會每日清理，把不雖要的郵件删除，使自己方便並使郵箱簡潔。但是有很公司都會將郵件保存下來，方便日後翻查，但如果收件匣或寄件匣積存大量郵件，會使Outlook/Outlook Express 負荷增加，當有新郵件接收的時候，Outlook/Outlook Express 除了要加進收件檔外，還要重整索引，如果多郵件時候，加進新郵件和重整索引的時間也會欠一點。還有在Outlook Express 中的收件匣，寄件匣，寄件備份都有容量限制，過了限制就不能接收新郵件，有時還不能使用呢！Outlook Express 每個資料匣最大限制是2GB, 而Outlook是以一檔儲存所有匣，因不同的MS Oulook 版本都有不同限制， 例表如下：
Outlook 2000 - 2GB
Outlook XP (2002) - 2GB
Outlook 2003, 2007, 2010 - 2GB (ANSI), 20GB (Unicode)
既然有限制,每一個匣就要好好管理資料匣，使它不會因資料過大而不能運作，究竟怎樣處理才能不至Outlook / Outlook Express 過大使又可保留舊Email 呢?
以下是我自保存大量郵件的方法，這不是甚麼特別技述，只是多年處理電郵的方法:
Outlook Express 的收件匣，寄件匣，寄件備份和其他資料匣都是一個獨立檔案，例如檔案 "收件匣.dbx" 用來存收件匣郵件，"寄件備份.dbx' 用來存寄件備份郵件，如此類推。每一個.dbx 最大上限是2GB，所以要保存大量郵件時，就要新增子資料匣，子資料匣名稱可以是寄件者名稱，可以是月份，因情況決定，設定好後就把收匣中的郵移至新增的子資料匣，這樣就可使常用的資料匣保持小量。我個人喜歡先新增年份資料匣，然後在該年份資料匣下再新增寄件者資料匣，例如在2010資料匣下新增"COMPANY A" 子資料匣，這樣子資料匣就過了2010年後就不會再增大了，我每星期至少做這樣的動作一次，以保持收匣正常運作。
處理Outlook 和Outlook Express 差不多，只是Outlook 會把所有的收件匣，寄件匣，寄件匣備份和其他子資料匣一同存放在一個.pst 檔內，所以不能簡單新增子資料就解決問題，要先新增一個PST檔後，再從這個新的PST檔下增加子資料，才可從收件匣中移電郵至已新增的子資料匣，我個人會設定新的PST 檔為年份，然後以寄件者名稱作此年份PST檔的子資料匣。
這樣就簡單管理好電郵了，Outlook / Outlook Express 又不會慢，又可存大量郵件，又容易尋找，一舉多得，希望可以幫助讀者。
